Beginselen van onze samenwerking

Onze richtlijnen voor leveranciers moeten de weg gemakkelijker maken voor bestaande en potentiële leveranciers om met Bizarba een nauwe, betrouwbare en faire partnerschaprelatie op te bouwen.

Deze leidraad maakt duidelijk waarop het voor Bizerba aankomt bij de handelsrelatie met leveranciers. Vooral nieuwe zakenpartners kunnen zo snel en eenvoudig de informatie raadplegen over de belangrijke onderdelen van ons kwaliteitsbeleid. Vanaf het begin van de samenwerking hebt u de mogelijkheid om gericht invloed uit te oefenen op de kwaliteit van de Bizerba-producten.

1. Inleiding

1.1 Doel

Door de verscherpte nationale en internationale concurrentie speelt hoge kwaliteit een beslissende rol. Omdat we bij de fabricage in grote omvang gebruik maken van onderdelen die gefabriceerd werden door toeleveranciers, is de kwaliteit van onze leverancier een integraal bestanddeel van de Bizerba-productkwaliteit. We verwachten daarom een tijdige belevering met kwalitatief hoogwaardige, foutloze en milieuvriendelijke producten aan competitieve prijzen.

De onberispelijke toestand en betrouwbaarheid van alle toegeleverde onderdelen, materialen en dienstverleningen en de aantoonbaar proces- en kwaliteitscapaciteit dragen er maatgevend toe bij dat Bizerba haar hoge streefdoelen inzake kwaliteit kan bereiken.

Onze maatstaf luidt: fouten van bij het begin vermijden in plaats van deze te verbeteren. Daarom zien we er al in de ontstaansfase op toe dat we fouten doeltreffende vermijden door als partners samen te werken. Dit lukt door een hoge procescapaciteit en een doorlopende verbetering van alle procedures in de leveringsketen. Want alleen gecontroleerde en effectieve processen garanderen foutloze producten.

We hebben het tot onze taak gemaakt om samen met onze leveranciers veilige en robuuste processen in te stellen en verspilling van materiaal, tijd en andere resources te vermijden. Deze leidraad is geen starre regelgeving, maar schetst onze vereisten aan onze leveranciers. Deze leidraad is in de eerste plaats gericht op de vereisten van de industrie om de kwaliteit te garanderen.

 

1.2 Toepassingsgebied

De leidraad bepaalt hoe leveranciers en Bizerba moeten handelen om de kwaliteit van de geleverde materialen, onderdelen of diensten te garanderen. Deze is gebaseerd op de normenreeks DIN EN9000ff, de gebruikelijke branchestandaarden en de toepasselijke normen inzake de bescherming van het milieu.

Deze leidraad bevat bovendien voorwaarden, procedures en processen die de algemene aankoopvoorwaarden en/of alle andere overeenkomsten (bijv. overeenkomsten inzake de kwaliteitszorg) aanvullen. Deze geldt voor alle zakenrelaties tussen Bizerba en haar leveranciers. Bij eventuele tegenstrijdigheden heeft de inhoud van een overeenkomst inzake de kwaliteitszorg voorrang op de regelingen van een aankoopraamovereenkomst en andere overeenkomsten, voor zover het daarbij niet om individuele overeenkomsten gaat.

Bizerba verwacht dat alle leveranciers de beschreven procedures en methoden consequent omzetten en volledig aan alle specifieke vereisten voldoen. De leveranciers zijn mede verantwoordelijk voor hun eigen producten en daarmee ook voor de kwaliteit van de Bizerba-producten.

 

1.3 Doelovereenkomst

Bizerba verwacht principeel de naleving van het nul-fouten-beginsel. Alle leveranciers zijn verplicht dit doel in hun kwaliteitsmanagementssystemen te verankeren en alle processen daarop af te stellen. In individuele gevallen zal Bizerba specifieke modellen bepalen en indien nodig door periodieke vergelijkingen streefdoel/reële situatie de realisatie van het doel controleren. Bij doelafwijkingen moet de leverancier maatregelen inleiden.

2. Kwaliteitsmanagementsysteem

De kwaliteitscapaciteit vereist van iedere Bizerba-leverancier het gebruik van een tijdgericht en effectief kwaliteitsmanagementsysteem. Daartoe behoren:

  • ISO 9001:2000 als minmumvereiste
  • ISO/TS 16949 2002
  • QS 9000; VDA of gelijkwaardige als geaccepteerde vereisten

Leveranciers die niet voldoen aan de minimumvereisten uit ISO 9001:2000 of een verdere ontwikkeling van hun systeem niet plannen, kunnen zich onderwerpen aan een systeemaudit door Bizerba. Als de vervullingsgraad hoger is dan 90 procent, bestaat de mogelijkheid als leverancier te worden toegelaten.

De opdrachtnemer garandeert dat alle geleverde producten volgens de regels en vereisten van het kwaliteitsmanagementsysteem zijn gefabriceerd en gecontroleerd. Hij is verplicht te controleren of deze vereisten compatibel zijn met zijn kwaliteitsmanagementsysteem.

De opdrachtnemer moet als minimumvereiste de wettelijke bepalingen en normen betreffende de milieuvriendelijkheid van zijn producten naleven. Bizerba raadt aan om een milieumanagementsysteem volgens DIN 1400 in te voeren.

3. Kwaliteitsmanagementsysteem bij subleveranciers

De leverancier verbindt zijn subleveranciers ertoe om een vergelijkbaar kwaliteitsmanagementsysteem op te bouwen of in stand te houden volgens de hierboven vermelde vereisten. De onberispelijke toestand van zijn aangekochte onderdelen en/of externe veredelde onderdelen moet steeds gewaarborgd zijn. Bizerba kan van de opdrachtnemer gedocumenteerde bewijzen verlangen dat de leverancier de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem van zijn subleverancier heeft gecontroleerd. Als zich kwaliteitsproblemen voordoen die door voorproducten of onderdelen werden veroorzaakt, zal de leverancier Bizerba op aanvraag de mogelijheid bieden om een audit bij zijn subleverancier uit te voeren.

4. Auditering

4.1 Audit

Bij gecertificeerde leveranciers zal Bizerba in de regel geen systeemaudit uitvoeren, maar zich indien nodig beperken tot een proces- en/of productaudit. In het kader van de procesaudit bekijkt en controleert Bizerba de procesketen (planning, ontwikkeling en fabricage) van een product. Het resultaat geeft uitsluitsel over de kwaliteitscapaciteit van de leverancier. Bij vastgestelde afwijkingen (tekortkomingen) moet de leverancier een maatregelplan uitwerken en met Bizerba afstemmen om de tekortkoming en te verhelpen.

Bizerba kan zich door een audit overtuigen van de omzetting van de in deze overeenkomst vermelde maatregelen voor de kwaliteitszorg. De opdrachtnemer moet hiertoe in de passende omvang en na voorafgaande afspraak toegang verlenen tot zijn productielocaties en moet voor die periode een vakkundig gekwalificeerde medewerker ter beschikking stellen. Auditresultaten worden vertrouwelijk behandeld. Inzage in geheime fabricageprocedures en andere bedrijfsgeheimen kan de opdrachtnemer weigeren.

 

4.2 Beoordeling

Resultaten en inzichten van de audits worden volgens Bizerba-indicaties beoordeeld en in volgende categorieën onverdeeld:

  • A (>= 90%)De leverancier is zonder beperking voor leveringen aan Bizerba vrijgegeven.
  • AB (>= 80%)De leverancier is met beperkingen vrijgegeven. Hij is verplicht om de bij de audit vastgestelde afwijkingen in de voorziene periode te verhelpen.
  • B (>= 60%)De leverancier wordt alleen in uitzonderingsgevallen voor de levering toegelaten. Hij moet de in de audit vastgestelde afwijkingen in de voorziene periode verhelpen, om minstens de categorie AB te bereiken.
  • C (< 60%)De leverancier wordt voor leveringen niet toegelaten

De vrijgave van de leverancier legitimeert de leverancier alleen met betrekking tot zijn kwaliteitscapaciteit. Productvrijgaven gebeuren in het kader van de door Bizerba bepaalde procedure voor de vrijgave en de bemonstering.

5. Overeenkomst voor de kwaliteitszorg (VQS)

Om de samenwerking tussen de leverancier en Bizerba door een duurzame, betrouwbare partnerschapsbasis tot stand te brengen, zal Bizerba met geselecteerde leveranciers een overeenkomst inzake de kwaliteitszorg (VQS) sluiten. Deze heeft ofwel betrekking op de totale levering of op individuele producten/productgroepen (productgericht deel).

Het kwaliteitsmanagementsysteem regelt de algemene en individuele samenwerking tussen de leverancier en Bizerba. Het vult de aankoopvoorwaarden aan met aspecten die de gevraagde kwaliteit van de producten waarborgen. De overeenkomst voor de kwaliteitszorg wordt voor de toewijzing van de opdracht met de leverancier afgestemd en wederzijds ondertekend.

6. Productontwikkeling

Het behoort tot de basisfilosofie van Bizerba om de leveranciers zo vroeg mogelijk bij het ontwikkelingsproces te betrekken - vooral bij toepassingsgerichte onderdelen.

De voordelen van een gemeenschappelijke ontwikkeling en een goede samenwerking van de ontstaansfase van het product tot de standaardproductie zijn verkorte ontwikkelingsperioden, alsook kwalitatieve en economisch optimale oplossingen voor beide partners. In de ontwikkelingsfase kunnen potentiële probleembronnen worden vermeden, gevolgd door stabiele en effectieve processen. De gemeenschappelijke doelen zijn:

  • ontwikkelingstijd en -kosten reduceren
  • voordelige productoplossingen realiseren
  • Risico's van fouten beperken
  • waarborging van een tijdige start van de standaardproductie met technisch doordachte producten
  • Risico's betreffende de productaansprakelijkheid vermijden

Hiertoe wisselen de leveranciers met Bizerba in het kader van de ontwikkelingssamenwerking alle voor de omzetting nodige informatie uit. Deze informatie moet streng vertrouwelijk worden behandeld en mag niet aan derden worden doorgegeven. Daartoe behoren:

  • Specificaties
  • Tekeningen
  • Bestekken of aanbestedingsdossiers
  • Kenmerken voor functies

De leverancier kan volgende bijdragen leveren:

  • Voorstellen ter vermijding van potentiële fouten
  • Kostenreduceringen en productverbeteringen
  • Haalbaarheidsstudies
  • Designcontroles, tests, verificaties
  • FMEAs van alle aard
  • Procesplanning
  • Procescapaciteit en kwalificaties
  • Kwaliteitsmanagementsplan
  • Planning van keuringsmiddelen en bedrijfsmiddelen

De basis voor de samenwerking bij de productontwikkeling is een professioneel projectbeheer voor beide partijen.

7. Voorbereidende proces- en kwaliteitsplanning

De leverancier moet zich bij het ontwikkelen van onderdelen en processen voor Bizerba houden aan een vastgesteld plannings- en vrijgaveproces volgens VDA 4.3 en/of gelijksoortige voorschriften. Daartoe behoort ook dat alle prestaties stipt en correct moeten worden geleverd. Bizerba heeft het recht het plannings- en vrijgaveproces van de opdrachtnemer en de voorwaarden van de toeleverancier te controleren.

Samen met het aanbod moet de leverancier een haalbaarheidsstudie in combinatie met een algemeen ontwikkelingsplan voorleggen. Alternatief of aanvullend is de verzending van het overeenkomstige product/de overeenkomstige componenten mogelijk, op basis van de door Bizerba ter beschikking gestelde informatie.

Voor producten en procedures die de leverancier voor Bizerba ontwikkelt en/of produceert, wordt een gemeenschappelijke berichtvorm voor het plannings- en vrijgaveproces overeengekomen. De leverancier moet bovendien een contactpersoon voor Bizerba-projecten aanduiden die op aanvraag ter beschikking staat van het projectteam.

8 Proces- en machinecapaciteit

8.1 Systeemstudie meettechniek

Voor de leverancier seriecomponenten levert, moet de capaciteit van de testuitrusting in een herhaalbaarheids- en reproduceerbaarheidsstudie (R&P Study) worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld volgens de regels van de VDA 5 of vergelijkbare methoden gebeuren.

 

8.2 Machinecapaciteit

Alle gebruikte machines en meetmiddelen moeten hiertoe geschikt zijn. De voor de gebruikte machines/apparaten geldende cmk-waarden moeten ofwel door de leverancier zelf worden vastgesteld, of moeten door de fabrikant van de machine/het apparaat worden aangeduid. Bij cmk-waarden onder 1,67 moeten correctiemaatregelen worden ingeleid en gedocumenteerd.

 

8.3 Procescapaciteit

Bij de fabricage van alle onderdelen gelden effectieve en gecontroleerde procedures - deze moeten worden gegaranderd door een zorgvuldige procesplanning voor het product. De waarde cpk 1,33 geldt altijd. Deze moet voor de geselecteerde parameters/afmetingen worden aangetoond in het kader van de eerste bemonstering.

Voor parameters/afmetingen onder de cpk-waarde 1,33 zijn correctiemaatregelen of andere noodzakelijke maatregelen (zoals een 100% uitgangscontrole) nodig en moeten deze worden aangetoond om de gevorderde leveringskwaliteit te garanderen. De in de specificatie gekentekende proefmaten vormen hierbij een bijzonder oogmerk.

9. Herkwalificatie/navolgende bemonstering

Voor de kwaliteitszorg worden alle leveranciers van Bizerba aangezocht een herkwalificatie van onderdelen uit te voeren. Als over een periode van een jaar geen onderdelen worden geleverd, geldt de verleende vrijstelling als vervallen. De leverancier moet dan door middel van een eerste bemonstering een nieuwe kwalificatie en vrijgave aanvragen.

10. Vrijgaveprocedure

10.1 Eerste bemonstering

De leverancier moet tijdig voor de vrijgave van de standaardproductie een eerste bemonstering uitvoeren. Als niets anders is overeengekomen, geldt dat het model van het overeenkomstige keuringsrapport volgens de indicaties van Bizerba moet gebeuren dat voldoet aan VDA, Bd 2. De leverancier moet alle technische vereisten van de leveringsspecificaties/tekeningen documenteren. Afhankelijk van het product moet het keuringsrapport van de eerste bemonstering volgende documenten bevatten:

  • volledig ingevuld en ondertekend dekblad
  • volledig ingevuld en ondertekend dekblad
  • actuele tekeningen met nummering van alle kenmerken in zinvolle volgordee
  • Meetrapport met alle streefmaten en reële maten
  • Rapport betreffende de werkmaterialen met alle streefwaarden en reële waarden over de werkmaterialen
  • Functierapport (kwalificatieresultaten, eindmeetprotocollen van elektrische parameters)
  • Procedureplanning met gegevens betreffende standplaats(en)
  • Bewijzen over de productieveiligheid (procescapaciteit, machinecapaciteit)
  • Plan kwaliteitszorg/controleplan
  • Bewijzen betreffende gevaarlijke stoffen (EG-veiligheidsdatablad)
  • Afwijktoelating bij afwijkende kenmerken (vooraf toelating te vragen aan Bizerba)

Als niets anders is overeengekomen, moeten voor de statische beoordeling van de controle- en meetresultaten 100 onderdelen worden geproduceerd en worden daarvan 25 onderdelen aan een controle onderworpen. De controlematen worden afzonderlijk overeengekomen. De eerste monsters, incl. alle overeengekomen documenten, moeten in een eigen verpakking en gekentekend met een gekleurde sticker "eerste monster" aan Bizerba worden geleverd.

 

10.2 Vrijgave

Bizerba onderzoekt het controlerapport inzake de eerste bemonstering op volledigheid en controleert of aan de vereisten is voldaan. Indien nodig worden kenmerken extra gecontroleerd. Onvolledige keuringsrapporten die niet toegestane afwijkingen vertonen, worden niet verder bewerkt en worden teruggestuurd naar de leverancier.

 

Als nabemonsteringen nodig zijn door toedoen van de leverancier, is deze verplicht de kosten voor de bewerking te dragen. Bizerba verwacht dat eerste bemonsteringsdelen aan alle vereisten voldoen. Als bij het uitvoeren van de bemonstering echter afwijkingen optreden die niet op korte termijn kunnen worden gecorrigeerd, moet voor de eerste bemonstering een schriftelijke aanvraag van een beperkte afwijktoelating of wijziging van de tekening/specificatie worden opgesteld.

 

De kans op goedkeuring moet door de leverancier vooraf worden vastgesteld. De uitvoering van correcties moet worden goedgekeurd door opnieuw een keuringsrapport van eerste bemonstering voor te leggen. Overeengekomen correctietermijnen moeten worden gerespecteerd. De vrijgave van onderdelen gebeurt door ondertekening op het dekblad.

 

Goedgekeurde afwijkingen worden gemarkeerd. Het ondertekend dekblad wordt naar de leverancier verstuurd. Zonder deze vrijgave zijn er geen standaardleveringen aan Bizerba mogelijk.

 

10.3 Materiaaldatabladen/verboden stoffen

In principe moeten de materiaaldatabladen samen met het keuringsrapport voor de eerste bemonstering worden ingediend. De leverancier garandeert dat verbodsbepalingen inzake stoffen volgens de lijst van verboden stoffen door Bizerba worden nageleefd en dat internationale en nationale vereisten zoals. de RoHS-richtlijn en de AEEA in acht worden genomen.

11. Archivering en traceerbaarheid

11.1 Archivering

De leverancier zal alle nodige gegevens tot minstens 15 jaar na beëindiging van de serieproductie overzichtelijk geordend bewaren en op verzoek ter beschikking stellen van Bizerba. Daartoe behoren meetwaarden en proefresultaten alsook monsters die nodig zijn om de overeengekomen kwaliteit aan te tonen, vooral de gegevens betreffende de fabricage van het materiaal en de keuringsgegevens. Voor het geval dat componenten uitgebreider moeten worden gedocumenteerd, wordt de archiveringsperiode voor deze componten bepaald in de onderdelenspecificatie-/tekening.

 

11.2 Kentekening en traceerbaarheid

De leverancier kentekent op verzoek alle onderdelen met een traceercode op elke elementaire verpakking. Als dit niet mogelijk of ondoelmatig is, moeten andere geschikte maatregelen worden genomen om bij storingen alle materiaal- en processtapen te kunnen traceren. De opdrachtnemer informeert Bizerba over zijn kentekensysteem of zijn overige maatregelen, zodat Bizerba in de nodige mate een vaststellingsprocedure kan inleiden. Traceerbaarheidsdocumenten moeten maximaal drie werkdagen na de aanvraag beschikbaar zijn voor Bizerba. Als zich onder de door de leverancier geleverde producten onderdelen met tekortkomingen bevinden, kan Bizerba het volledige lot weigeren.

12. Wijzigingen

De leverancier moet volgende veranderingen tijdig meedelen, zodat Bizerba eventuele nadelige effecten kan controleren:

  • Fabricageprocedure
  • Fabricageparameters
  • Werktuigen
  • Gebruiksmiddelen
  • Materialen
  • Toeleveringsdelen
  • Verplaatsing van productielocaties
  • Veranderen van subleveranciers
  • Procedures of inrichtingen voor de controle van de produyten of andere maatregelen voor het kwaliteitsmanagement

Wijzigingen mogen zonder schriftelijke toelating van Bizerba niet worden omgezet en moeten na toelating door de leverancier worden gekwalificeerd. FMEA, QM-plan (Controleplan), levensloop onderdelen enz. moeten overeenkomstig worden aangepast. Voor elke wijziging van de hierboven genoemde punten is een eerste bemonstering nodig, waarvan de omvang door Bizerba moet worden bepaald. Het positieve antwoord telt als vrijgave voor de wijziging en als afsluiting van de procedure. De eerste levering van gewijzigde onderdelen moet schriftelijk worden aangekondigd. Uit de leveringsdocumenten en de verpakking moet duidelijk blijken dat het hier om de eerste levering van afwijkende onderdelen gaat.

13. Continue verbeteringen

De producten en procedures van de leveranciers moeten voldoan aan de laatste nieuwe stand van wetenschap en techniek. Om dit te garanderen, moet de leverancier een doorlopend verbeteringsproces - onder meer rekening houdend met de relevante negatieve rapporten - uitvoeren.

14. Conformiteit

14.1 Productkeuring en -controle

De leverancier staat voor de kwaliteit van zijn producten. Hij verbindt zich ertoe voor de verzending naar Bizerba overeenkomstige procescontroles en warenuitgangscontroles uit te voeren, om overeengekomen tekeningen of specificatie voor het betreffende product na te leven. De tekening van Bizerba vormt de basis voor de te controleren kenmerken. Alle controles kunnen volgens de behoeften tussen Bizerba en de leverancier worden overeengekomen. Dit kunnen in een individueel geval conformiteitscertificaten voor individuele leveringen, conformiteitsbewijzen volgens DIN EN 10204 of verklaringen van de fabrikant volgens de toepasselijke EU-richtlijnen zijn. Bovendien controleert de opdrachtnemer de correcte kentekening van de verpakkingseenheid.

 

14.2 Ingangscontrole

Bizerba controleert bij aankomst van de producten de Bizerba onderdeelnummers, alsook het type en de hoeveelheid producten en onderzoekt deze op eventuele transportschade. Bizerba moet tegenover de leverancier geen andere controles dan de hiervoor genoemde uitvoeren.

15. Gebreken/Niet-conformiteit

De leverancier informeert Bizerba onmiddellijk over kwaliteitsschendingen bij zijn producten. Daartoe behoren naast de aard, de omvang en de oorzaak ook de geplande remediemaatregelen. De door beide partijen voor het eventuele geval gedefinieerde speciale maatregelen worden door de opdrachtnemer meteen omgezet (bijvoorbeeld een hogere controlefrequentie).

 

15.1 Klacht

De leverancier brengt Bizerba meteen schriftelijk op de hoogte van gebreken bij een levering zodra hij deze in het normale bedrijfsverloop vaststelt. De leverancier bevestigt binnen twee werkdagen de ontvangst van een klacht schriftelijk en zorgt voor de vervanging door foutloze producten om een productieonderbreking bij Bizerba te vermijden.

 

15.2 Behandeling van uittreksels

De uittreksels worden samen met relevantie informatie naar de bevoegde verantwoordelijke voor het kwaliteitsmanagement van de leverancier teruggestuurd. Bizerba zorgt voor een adequate voorafgaande selectie van de uittreksels, zodat alleen diegene waarvan de uitval ten laste kan worden gelegd van de leverancier, naar deze worden teruggestuurd. Na ontvangst moet de leverancier binnen zeven werkdagen een uitvalanalyserapport indienen dat de volgende punten bevat:

A. de oorzaak van de tekortkoming, alsook de redenen waarom deze bij tests en controles bij de opdrachtnemer niet werden herkend

B. een geoptimaliseerd tijdschema voor de implementatie van correctie- en preventiemaatregelen op basis van een keuringsrapport of 8-D_rapport

C. Datum van de volledige invoering van de correctiemaatregelen en controle van hun doeltreffendheid

 

De leverancier verbindt zich ertoe om op verzoek van Bizerba een uitvalsanalayse te maken

A. geraamde netto productie-uitvallen

B. Uitvallen van betrouwbaarheids- en belastingscontroles

C. Uitvallen buiten het veld

 

15.3 Correctiemaatregelen

Los van het doorsturen van uittreksels moet de leverancier voor de hele correctieperiode en om Bizerba doorlopend te informeren, binnen zeven werkdagen na ontvangst van een schriftelijke klacht, een keuringsrapport of 8-D-rapport voorleggen. Tot de correctiemaatregelen effectief zijn, kan Bizerba van de leverancier voor een passende periode speciale maatregelen (hogere intensiteit van controles etc.) eisen, die binnen twee werkdagen moeten worden uitgevoerd. De leverancier draagt de meerkosten die hierdoor ontstaan, tenzij de tekortkoming aantoonbaar door Bizerba werd veroorzaakt.

 

15.4 Speciale vrijgave

Als gebrekkige producten door de leverancier moeten worden geleverd, moet hiertoe vooraf een speciale vrijgave bij Bizerba worden aangevraagd om de productiecontinuïteit bij Bizerba intact te houden. Bizerba kan hierover beslissen.

16. Compliance

Bij de samenwerking met onze leveranciers hechten we ook veel belang aan het thema Compliance en de daarmee samenhangende naleving van wetten en interne voorschriften. De belangrijkste compliancethema's kunt u in de Bizerba Code of conduct raadplegen.

 

Stuur een ondertekend exemplaar naar ons terug als teken van uw akkoord met de bepalingen en let ook op de overeenkomstige passage in ons Vragenformulier voor leveranciers.