Prohlášení o ochraně osobních údajů podle čl. 13 a čl. 14 násl. nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“, a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů je činěno v souvislosti se zpracováním osobních údajů v rámci průzkumů spokojenosti zákazníků.
Společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. uvítá Vaši zpětnou vazbu, která nám pomůže zlepšit naše produkty a služby. Za zpracování vašich osobních údajů v rámci tohoto průzkumu spokojenosti zákazníků je podle čl. 13 odst. 1 písm. a) GDPR odpovědná společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o., IČO: 49703510, se sídlem Obchodní 126, 251 01 Čestlice, jakožto správce osobních údajů.
V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů je společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. k dispozici na korespondenční adrese Obchodní 126, 251 01 Čestlice,
e-mailové adrese info@bizerba.cz, nebo telefonicky na tel. čísle +420 233379697.
Současně je k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů, který je kontaktní osobou pro všechny záležitosti související s ochranou osobních údajů. Své dotazy zasílejte na adresu: marketing@bizerba.cz nebo na naši poštovní adresu s poznámkou „Datenschutzbeauftragter“ (pověřenec pro ochranu osobních údajů).
1. Účel zpracování údajů
V rámci našich průzkumů spokojenosti zákazníků shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje výhradně za účelem získání systematické zpětné vazby ohledně vnímání a hodnocení našich produktů, služeb a servisních procesů.
Cílem je získat fundované poznatky o spokojenosti našich zákazníků, identifikovat potenciál pro zlepšení a na základě toho odvodit konkrétní opatření k optimalizaci naší nabídky.
Vyhodnocení se provádí částečně po delší dobu, aby bylo možné spolehlivě rozpoznat vývoj a trendy a trvale je zohlednit při dalším vývoji našich produktů, služeb a servisních procesů.
Osobní údaje za účelem navázání kontaktu v souvislosti s průzkumem spokojenosti zákazníků zpracováváme na základě plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Účast v průzkumech je dobrovolná a vychází z našeho oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na neustálém a cíleném rozvoji našich produktů a služeb a posilování loajality zákazníků.
2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Za účelem realizace obecných průzkumů spojenosti zákazníků zpracováváme osobní údaje v rozsahu název firmy, pracovní pozice, jméno a příjmení, e-mailová adresa a telefonní číslo.
Za účelem realizace průzkumů spojenosti zákazníků se servisními zásahy zpracováváme osobní údaje v rozsahu název firmy, PŠČ, jméno a příjmení, e-mailová adresa.
Shromážděné údaje z průzkumu, zpracováváme včetně případných osobních údajů v rozsahu jméno a příjmení, název firmy, pozice, e-mailová adresa, telefonní číslo, zpětná vazba.
3. Nakládání s osobními údaji a jejich předávání
Veškeré osobní údaje shromážděné v rámci průzkumu jsou zpracovávány jako přísně důvěrné a používány výhradně k předem definovaným účelům. Jsou zpracovávány a ukládány v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů.
K předávání třetím stranám nedochází – výjimkou je zpracování pověřenými poskytovateli služeb (zpracovateli) v rámci zpracování zakázky podle čl. 28 GDPR, např. společností Microsoft Ireland Operations Limited.
Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Attn: Data Privacy
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521
Irsko
4. Používání cloudových služeb společnosti Microsoft
4.1 Popis služeb
K provádění, zaznamenávání a vyhodnocení našich průzkumů spokojenosti zákazníků využíváme služby z balíčku Microsoft Dynamics 365 a Power Platform Suite, Microsoft Dynamics 365 Customer Voice, Power Automate a Microsoft Dynamics 365.
Tyto služby nám umožňují efektivně zaznamenávat zpětnou vazbu a odvozovat z ní fundované poznatky o spokojenosti zákazníků.
Údaje z průzkumu zpracovává společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. Společnost Microsoft Ireland Operations Limited v tomto případě působí jako zpracovatel údajů a zpracovává údaje výhradně naším jménem a podle našich pokynů.
Zpracování údajů probíhá na serverech v rámci Evropské unie.
Shromážděné údaje z průzkumu, včetně případných osobních údajů (např. jméno, společnost, pozice, e-mailová adresa, telefonní číslo, zpětná vazba), jsou po přijetí převedeny do našeho systému Microsoft Dynamics 365 (CRM). Tam jsou uloženy a zpracovány za účelem cíleného zlepšování našich produktů, služeb a interních procesů. Interní analýza a vizualizace údajů se provádí v Microsoft Power BI.
4.2 Shromážděné údaje
- Odpovědi:
- odpovědi na uzavřené a otevřené otázky s možností hodnocení, výběru z možností a volným textem
- Metadata:
- datum a čas účasti
- jazyk průzkumu
- kanál pozvánky (např. e-mail, odkaz)
- stav pozvánky (odeslána, otevřena, zodpovězena)
- přiřazení k Insights Journey
- Osobní údaje:
- jméno, společnost
- pozice
- e-mailová adresa
- telefonní čísla
- číslo případu
- Technické údaje:
- IP adresa
- typ zařízení nebo informace o prohlížeči (omezeně)
- soubory cookie nebo identifikátory pro sledování (v případě vložení do webu)
- Microsoft Dynamics 365 Customer Voice také používá soubory cookie k zajištění funkčnosti průzkumů. Více informací naleznete zde.
5. Doba uchovávání
Osobní údaje shromážděné v rámci průzkumu spokojenosti zákazníků budou uchovávány po dobu nezbytnou k vyhodnocení a odvození opatření ke zlepšení našich produktů a služeb.
Vzhledem k dlouhodobým cílům analýzy není stanovena pevná doba uchovávání; nutnost uchovávání je pravidelně přezkoumávána. Současně jsou údaje v případě dlouhodobého uschování anonymizovány, tzn. nejsou již dále zpracovávány identifikační údaje konkrétních respondentů.
Po zániku účelu nebo na výslovnou žádost budou údaje vymazány nebo anonymizovány v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.
6. Příjemci/zpracovatelé
Příjemci jsou interní příslušné odborné oddělení (např. Sales Excellence, zákaznický servis, produktový management, kvalita) a poskytovatelé IT služeb v rámci zpracování zakázek (zejména Microsoft Ireland Operations Limited).
Zpracování se provádí přednostně na serverech v Evropské unii; pokud je v jednotlivých případech nutný přístup ze třetích zemí (např. podpora), provádí se na základě standardních smluvních doložek EU a dodatečných ochranných opatření.
7. Zasílání obchodních sdělení
Zpracováním osobních údajů pro účely přímého marketingu se rozumí zpracování osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 480/2004 Sb.“).
Obchodním sdělením se rozumí jakákoliv forma sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě stránek internetového obchodu, určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image společnosti Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. (dále jen „Sdělení“)
Zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení provádí na základě existence oprávněného zájmu (viz recitál 47 GDPR). Rovněž i samotné zasílání obchodních sdělení může společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. provádět bez souhlasu (v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.), pokud to subjekt údajů původně neodmítl.
Subjekt osobních údajů má možnost odmítnout zasílání Sdělení – newsletterů, dotazníků spokojenosti prostřednictvím zaškrtnutí políčka „Odhlásit se z odběru“, které se nachází v záhlaví newsletteru, nebo zaslaného dotazníku spokojenosti. Odmítnout zasílání Sdělení lze také proklikem na pole „Odhlásit se z odběru“, nacházející se v e-mailu, prostřednictvím kterého jsou Sdělení zasílaná.
Společnost Bizerba Czech & Slovakia s.r.o. ukončí zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu bezodkladně poté, co subjekt údajů vyjádří svůj nesouhlas s takovým zpracováním. Nesouhlas lze učinit např. některým z následujících způsobů:
- odhlášením se z odběru obchodních sdělení (což je možné učinit u každého obchodního sdělení v reakci na zaslaný newsletter nebo dotazník spokojenosti),
- vznesením námitky proti takovému zpracování (za podmínky čl. 21 GDPR).
8. Práva dotčených osob
Máte vůči nám následující práva týkající se vašich osobních údajů:
- Právo na transparentní informace a náležitá sdělení
Subjekt údajů má v prvé řadě právo na to být informován o zpracování svých osobních údajů při shromažďování osobních údajů (tj. nejčastěji při prvním styku se správcem). Tím se rozumí právo na určité informace o zpracování jeho osobních údajů, tak aby byla především naplněna zásada transparentnosti zpracování. Jde zejména o informace o účelu zpracování, totožnosti správce, o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů. V tomto případě jde o pasivní právo, jelikož aktivitu musí vůči subjektu údajů vyvinout správce, aby požadované informace stanovené v obecném nařízení subjektu údajů poskytl, resp. zpřístupnil. - Právo požadovat přístup ke svým osobním údajům
Přístupem k osobním údajům se rozumí oprávnění subjektu údajů na základě své aktivní žádosti získat od správce informaci (potvrzení), zda jsou či nejsou jeho osobní údaje zpracovávány a pokud jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo na přístup k těmto osobním údajům a zároveň má právo získat následující informace:- účely zpracování,
- kategorie dotčených osobních údajů,
- příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
- plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy,
- existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, právo vznést námitku,
- právo podat stížnost u dozorového úřadu,
- veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
- skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.
- Právo na opravu osobních údajů
Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají. Toto právo vyvěrá ze zásady přesnosti. Neznamená to povinnost správce aktivně vyhledávat nepřesné údaje (avšak nic mu v tom ani nebrání), ani to neznamená povinnost správce např. každoročně požadovat po subjektu údajů aktualizaci jeho údajů. Pokud se subjekt údajů domnívá, že správce zpracovává jeho nepřesné údaje, upozorní jej na to. Je povinností správce, pokud mu subjekt údajů oznámí, že požaduje opravu svých osobních údajů, zabývat se jeho žádostí. - Právo na omezení zpracování
Obsahem práva na omezení zpracování je povinnost správce osobní údaje, u nichž bylo zpracování omezeno, označit a po dobu trvání omezení je nesmí nadále zpracovávat s výjimkou jejich uložení (povinné archivace). - Právo na výmaz osobních údajů
Právo na výmaz (být zapomenut) představuje v obecném nařízení jinými slovy vyjádřenou povinnost správce zlikvidovat osobní údaje, pokud je splněna alespoň jedna podmínka:
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
b) subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti,
f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle článku 8 odst. 1 obecného nařízení. - Právo na přenositelnost údajů
Právo na přenositelnost je zcela nové právo subjektu údajů, jehož podstatou je možnost za určitých podmínek získat osobní údaje, které se ho týkají a jež správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu původní správce bránil. Zároveň má subjekt údajů, pokud požádá, i právo na to, aby správce předal jeho osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému správce, je-li to technicky proveditelné.
Společné podmínky k aplikaci práva na přenositelnost:- musí jít o zpracování založené na právním důvodu souhlasu či smlouvě,
- zpracování se provádí automatizovaně.
- výkonem práva na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
- Právo vznést námitku proti zpracování
Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právních důvodů:- zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,
- zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.
- Právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů
V případě, že podle Vašeho názoru nenaplníme všechny naše právní povinnosti vzniklé v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, a to buď na adrese jejich sídla Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00, na e-mailu posta@uoou.cz, či jakoukoliv jinou cestou, kterou bude Úřad na ochranu osobních údajů akceptovat. Bližší informace o úřadu najdete na webových stránkách www.uoou.cz.